Ochrona danych osobowych

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

przez Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowie Wielkopolskim

 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Pana/Pani danych osobowych:

 

Administrator danych osobowych	Kontakt do Inspektora Danych Osobowych
Powiatowy Urząd Pracy w  Ostrowie Wielkopolskim Adres siedziby: ul. Wolności 29a Tel.: 62 7373200 E-mail: poow@praca.gov.pl	iod@pupostrow.pl
Cel przetwarzania danych osobowych	Podstawa prawna przetwarzania
Rejestracja osób bezrobotnych i poszukujących pracy, wypłacanie przyznanych świadczeń, zgłaszanie do ubezpieczeń osób bezrobotnych i członków rodziny, wyrejestrowanie z ewidencji Urzędu, świadczenie usług rynku pracy, tj. pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe, organizacja szkoleń oraz możliwość skierowania do udziału np. w stażu, pracach interwencyjnych lub innych instrumentach rynku pracy	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO1 Art. 9 ust. 2 lit. b RODO2
Realizacja zgłoszonej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowie Wielkopolskim krajowej oferty pracy, zawarcie umowy na podstawie złożonego wniosku o zorganizowanie np. stażu, prac interwencyjnych, robót publicznych, refundacji doposażenia/wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, dofinansowania kosztów kształcenia ustawicznego w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego, prac społecznie użytecznych lub innych instrumentów rynku pracy, realizacja zadań związanych z powierzeniem pracy cudzoziemcowi lub wydaniem zezwolenia na pracę sezonową	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO3 Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Zabezpieczenie zwrotu refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, lub dofinansowania jednorazowo środków na podjęcie działalności gospodarczej	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zadań ustawowych w zakresie funkcjonowania Powiatowej Rady Rynku Pracy jako organu opiniodawczo – doradczego Starosty Ostrowskiego	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO4 Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja umów na dostawy, usługi i roboty budowlane w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowie Wielkopolskim, w ramach zamówień publicznych	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
Zatrudnienie pracowników w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowie Wielkopolskim, wypłacanie wynagrodzenia, zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków rodziny, wypłacanie świadczeń socjalnych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Rekrutacja na wolne stanowiska pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowie Wielkopolskim	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Prowadzenie monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrona osób i mienia
Prowadzenie działalności finansowej	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Udostępnianie informacji publicznej	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

1. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze

2. Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej

3. Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

4. Art. 6 ust.1 lit. a RODO - osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych

 

W związku z realizacją powyższych zadań wynikających z następujących ustaw:

·        Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

·        Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych

·        Ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych

·        Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych

·        Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego

·        Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa

·        Ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych

 

Odbiorcy danych osobowych

 

W niektórych sytuacjach, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora.

 

Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych mogą być:

1. organy publiczne i podmioty (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urzędy skarbowe, wojewódzki urząd pracy, sądy, prokuratura, urzędy pracy, kuratorzy, rejestry centralne np. CBOP, straż graniczna,  konsulowie);
2. banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;
3. podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;
4. osoby fizyczne oraz podmioty, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;
5. podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego;
6. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

 

W niektórych sytuacjach, Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowie Wielkopolskim pozyskuje Pana/Pani dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Pana/Pani:

1. w przypadku postępowania windykacyjnego dane mogą zostać pozyskane od komornika;
2. w trakcie rejestracji osoby bezrobotnej, dane pozyskiwane są z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
3. w trakcie rejestracji osoby bezrobotnej w przypadku zmiany miejsca zamieszkania związanego ze zmianą urzędu pracy – Pana/Pani dane osobowe pozyskane zostaną z urzędu pracy, w którym dotychczas Pan/Pan był/była  zarejestrowany/a;
4. jeżeli, jako przedsiębiorca lub pracodawca, będzie Pan/Pani chciał/a z nami współpracować, np. złożyć ofertę pracy lub złożyć wniosek o przyznanie formy wsparcia, pozyskamy Pana/Pani dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS;
5. w celu nawiązywania współpracy przez pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowie Wielkopolskim z „nowymi” przedsiębiorcami, pozyskujemy dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS;
6. w celu wyliczenia wskaźników efektywności zatrudnieniowej, pozyskamy Pana/Pani dane z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
7. w celu przeprowadzania badań lokalnego rynku pracy, możemy pozyskiwać dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS.

 

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

 

Sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (w szczególności czas przechowywania), określa Jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowie Wielkopolskim oraz przepisy ustawy z  dnia 14 lipca 1983 r. o  narodowym zasobie archiwalnym i  archiwach.

 

Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

 

Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres do przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.

 

Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Pana/Panią zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.

 

W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane zapisywane są w sposób ciągły, nowe dane nadpisywane są na danych już istniejących, w związku z tym dostępne są one w czasie nie dłuższym niż 30 dni od momentu zapisu, po czym ulegają trwałemu usunięciu. W przypadku, w którym nagrania obrazu będą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

 

Jako pracodawca, Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowie Wielkopolskim obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że Administrator przekaże do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

 

Dane osobowe osób bezrobotnych oraz poszukujących pracy będą przechowywane przez okres 50 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie pomocy.

 

Prawa osób, których dane dotyczą

 

Zgodnie z RODO przysługuje Panu/Pani:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
3. prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
5. prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f  RODO (prawnie uzasadniony interes);
6. prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa)

 

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

 

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

1. wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie danych osobowych następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
2. wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy;
3. dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

 

Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane.